Aktuell · 2026 · 2 Minuten Lesezeit

E-Rechnung: Was sich ab 1. Januar 2027 ändert

E-Rechnung: Was sich ab 1. Januar 2027 ändert

Papier und einfache PDF-Rechnungen haben zwischen Unternehmen bald ausgedient. Ab dem 1. Januar 2027 müssen größere Unternehmen im Geschäft mit anderen Firmen E-Rechnungen verschicken, ab 2028 fast alle. Was das für Shopbetreiber bedeutet.

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann sie ohne Abtippen einlesen. Eine normale PDF-Datei erfüllt das nicht. Die bekanntesten Formate in Deutschland sind die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, eine PDF mit eingebetteten XML-Daten, die Menschen und Maschinen gleichermaßen lesen können.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür in der Regel.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG und für bestimmte Kleinbetragsrechnungen gibt es Ausnahmen. Lassen Sie im Zweifel von Ihrer Steuerberatung prüfen, was für Sie gilt.

Was das für Onlineshops bedeutet

Für den Verkauf an Privatkunden ändert sich nichts: Verbraucher bekommen weiter eine ganz normale Rechnung. Anders sieht es aus, wenn Ihr Shop auch an Firmen verkauft, etwa an Handwerksbetriebe, Praxen oder Gastronomen. Für diese Bestellungen brauchen Sie ab dem jeweiligen Stichtag E-Rechnungen. Und auch für Ihren Einkauf gilt: Lieferanten schicken Ihnen zunehmend E-Rechnungen, die Ihre Buchhaltung verarbeiten muss.

So bereiten Sie sich vor

• Prüfen, ob Ihr Shopsystem oder Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Viele Systeme haben die Funktion bereits an Bord oder bieten eine Erweiterung.
• Im Shop erkennbar machen, ob ein Kunde Unternehmer ist, etwa über Firmenname und Umsatzsteuer-ID im Kundenkonto.
• Klären, wohin eingehende E-Rechnungen gehen und wer sie prüft.
• Die Archivierung beachten: E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht.
• Mit der Steuerberatung abstimmen, ob die Buchhaltung die Formate verarbeiten kann.

Fazit

Die E-Rechnung klingt nach Bürokratie, spart aber auf Dauer Zeit: kein Abtippen, weniger Fehler, schnellere Zahlung. Wer jetzt umstellt, hat zum Stichtag keinen Stress.

Stand: 2026. Quellen:

• ETL: Zeitplan der E-Rechnungspflicht
• Gründerplattform: Leitfaden E-Rechnungen (PDF)
• PwC: BMF-Schreiben zur E-Rechnung